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采购技巧
把握十大采购师谈判技巧,促成最佳采购成效
2017-11-1 11:54:52

 单一来源项目缺乏竞争性、资金节支率低,那如何在单一来源采购中获得“符合采购师需求且成交价格低于市场平均价”的货物或服务呢?这是单一来源采购活动中面临的现实问题。

 
  单一来源采购是交易双方按照物有所值、互惠互利,进行协商谈判合理确定成交价格的过程,实际上是一场双方心理和智慧的较量。笔者体会,在谈判中掌握谈判主动权是提高单一来源采购成效的关键,采购人或采购代理机构只有根据不同的谈判内容、谈判目标和谈判对手等具体情况,运用不同的谈判技巧,推进谈判进程,才能取得好的效果。
 
  那么单一来源采购中,究竟如何跟唯一供应商谈判才能取得最佳采购效果呢?笔者在此总结了十大策略供业界参考。
 
  1. 分清将帅
 
  谈判阵容中有主从之分,握有最后决定权的是主帅,因此对方主帅需特别留意。当然,也不可忽略对方战将,因为其交锋成绩是主帅定夺的依据,要尽可能打掉战将,逼主帅出阵。当无法说服对方主帅时,要再转过头来指向对方战将。
 
  前几年,某市一医院血透仪单一来源采购中,由于设备原厂地为中国台湾,供应商派出的谈判代表为大陆地区经销商代表。谈判过程中,由于受谈判代表权限的局限,谈判无法进展。谈判小组当即决定终止谈判,要求对方在下一轮谈判中由厂方代表出席。最终该项目经过三轮谈判圆满成功。
 
  2. 唱好“白脸黑脸”
 
  “白脸”和“黑脸”是相互争夺和相互妥协的两个方面,任何谈判只有争夺没有妥协或只有妥协没有争夺,都不会找到双方的契合点。所以谈判小组要有所分工,“白脸”和“黑脸”角色交替,相互合作。
 
  一般在谈判中,代理机构 先安排经办人员参与,处室或科室负责人不出席谈判。让经办人员先唱“黑脸”,当谈判进入白热化阶段时,处室或科室负责人作为“白脸”出场。“黑白脸”交替出场,轮番上阵,直到谈判达到目的。由于对方对第一位谈判者在争执中已产生了不良印象,这时“白脸”的出现会让对方感到“柳暗花明又一村”。
 
  3. 成竹在胸
 
  “知己知彼百战不殆”,谈判前要做好充分准备。单一来源采购分“假性单一”和“真性单一”两种情形。
 
  所谓“假性单一”,是指采购师可在市场上找到同类货物或服务,只是由于某些因素限制采取从单一供应商处采购。这类项目,应事先了解市场同类货物产品或服务的平均价格,还可提前研究兄弟单位的采购公告、中标公示,以确定价格谈判底线。
 
  至于“真性单一”项目,一般发生在使用特定的专利或专有技术的“来源唯一”采购项目中。此类情形,采购人要从该供应商对其他客户提供的同一货物或服务中了解售价,要提前要求谈判供应商提供近期类似项目的成交合同。通过对所提供合同的摸底,最终确定成交价格制定谈判底线。
 
  4. 巧破僵局
 
  谈判内容通常不是单一的,有些大型项目的内容很复杂,如某市公安局一道路监控项目,有多项主题内容的谈判。这种情况下,要特别留意议题的轻重缓急,优化谈判顺序。当谈判内容含多项主题时,可能某些项目谈出结果而少量项目难以达成协议。这时,可向对方表示,“许多问题都已解决,就剩这些了,如果不能一并解决,那是很遗憾的。”用鼓励方式可能会打破谈判僵局。
 
  5. 期限效应
 
  几年的谈判经验发现,很多谈判都是在当天下班前达成的,专业的说法称之为“谈判期限”。没经验的经办人员会安排下午开始谈判,临近下班时才聘请专家,时间被消磨到最后一刻草率成交,不仅不掌握谈判主动权,谈判效果也达不到预期。
 
  谈判过程主要是双方心理、时间、语言的博弈。供应商缴纳保证金、投标、车马费等都需要成本,他们如果不急,代理机构大可以逸待劳。经办人员应把握谈判节奏,遵循这样的原则:达到预期效果的才可当场成交;一时达不到预期,谈判无需一次完成。
 
  谈判过程中应让供应商感受到:代理机构不仅是谈判程序的把关者,更是节约财政资金的维护者,聘请的专家和其他费用可能会“羊毛出在羊身上”,今天谈判不成功,下次再谈判所产生的费用可能转嫁到自己身上。这无形中也会增加供应商的压力。
 
  6. 避实就虚
 
  供应商一般认为采购方最注重价格。代理机构可以据此反其道而行之,恰恰不先谈价格,而从售后服务、赠送耗材配件等方面入手,这些都属于供应商比较容易接受的范围,一旦这些达成一致,再切入主题就价格进行谈判,供应商一般不会将前面已经承诺的附加部分撤回。
 
  如果价格谈判进入僵局,可以付款方式、供货时间的优惠措施等作为条件进一步赢得对方的妥协。这一办法通常用在医疗设备类等后期需要使用大量耗材、试剂的项目中。
 
  7. 金蝉脱壳
 
  当谈判人员被逼得作出不能接受的让步时,不能顶着石臼做戏,可以声明“没有被授予达成这种协议的权力”。这通常是谈判人员触及底线时亮出的一张金蝉脱壳“王牌”。在这时,双方都很清楚,这是为了不使谈判破裂。不过直截了当地使用“职权有限”的表述,还是有危险性的。为使谈判顺利进行,就要求双方共同以适当的方式和速度朝着预期的方向努力,要求共同交换条件做出让步,让双方的要求共同得到满足,所以要为后续谈话留下余地。
 
  8. 欲擒故纵
 
  谈判中,大可不必锋芒毕露、剑拔弩张,而要蓄势待发。谈判中可先积极展示项目交易可以得到的利益,使对方看到实实在在的利益。而当谈到利益要害处对方不愿让步时,要向对手展示谈判成不成无所谓的态度,对方会因不愿放弃即将获得的利益而主动作出让步。
 
  前几年,某市一职业教育学校单一来源采购一单片机设备,该设备是参加上级比赛的指定设备。谈判中,采购人先阐述了该设备采购的紧迫性、举办上级比赛的重要性等,而参加谈判的供应商自以为甲方有求于他,价格上持傲慢态度,一分不让。
 
  在当天谈判结束之前,代理机构谈判人员发问对方:“今天的谈判你方是否丝毫不做让步了?”那位客户经理表示:“这个是全国统一的,学校要参加比赛肯定需要买我们的设备,而且比赛快要开始了,你们自己考虑吧。”于是,代理机构宣布本次谈判终止,何时可以让步再议。一周以后对方公司派了一名温和型的客户经理请求再次谈判,谈判取得了实际性进展。
 
  其实,这种变相指定的产品在比赛结束后便会迅速掉价。欲擒故纵、以守为攻是双方都会运用的策略,这样做的不利之处在于,可能使谈判工作复杂化,问题是两个谈判人员要密切配合,开始谈判的人不要很快就在持强硬态度的对手面前让步,后来上场的谈判人要柔中有刚,不能让对方存在侥幸心理。
 
  9. 缓兵之计
 
  谈判进行了一段时间后,可以休息5-10分钟。在休息期间,给双方回顾谈判进展情况的机会,重新考虑如何继续谈判,或者让头脑清醒一下再进入下一轮洽谈,这些都是有必要的。一般情况下,休息的建议是会得到对方积极响应的。休息不仅有利于己一方,对双方的共同合作也十分有益,它使双方都有机会重新计划,甚至提出新的构想和方案,可以使双方在新的气氛下再聚一堂,使精力和注意力再度集中起来。有人担心休息会有消极作用,担心会破坏刚才的谈判气势,或者会给对方改变方针的机会,实际上,这种担心是多余的。
 
  10. 草船借箭
 
  “草船借箭”的比喻可能不完全准确,笔者的意思是谈判桌上采取“假定……将会”的策略,可以拓展谈判空间,谋求更多成功机会。如在谈判中不断提出如下问题:“如果我付款方式提前,价格会便宜一点吗?如果我们免费提供场地,你们在设备投入上可以重新考虑吗?”
 

  2015年,企成时代教育中心校与某公司的“一体化人才培养校企合作”单一来源采购项目谈判时,学校答应加大场地、人员投入而赢得该公司对于设备、技术的投入和支持。在试探和提议阶段,这种发问的方法不失为一种积极的方式,它将有助于双方为了共同的利益而选择最佳的成交途径。因此,“假定……将会”这个策略,用在谈判开始时的一般性探底阶段较为有效。

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